Giải pháp họp trực tuyến dành cho mọi doanh nghiệp
Kể từ sau đại dịch, làm việc từ xa hay làm việc tại nhà chắn chắn không còn là khái niệm quá mới với đại đa số doanh nghiệp. Lúc này những phần mềm, nền tảng có chức năng họp trực tuyến, “rút ngắn khoảng cách” làm việc chính là điều mà các doanh nghiệp tìm kiếm. Trong số các phần mềm này trên thị trường, LotusLMS được kỳ vọng sẽ trở thành công cụ Top 1 Việt Nam đáp ứng toàn diện nhu cầu của doanh nghiệp.
Được phát triển bởi đội ngũ chuyên gia lập trình lành nghề, LotusLMS có đầy đủ các tính năng để thay thế phòng họp truyền thống:
– Bảo mật thông tin: bảo mật server, quản lý tài khoản.
– Công cụ hội họp, học bài: tương tác trực tuyến, chia sẻ tài liệu, bảng trắng kỹ thuật số.
– Công cụ trao đổi: nhắn tin giữa những người tham gia, nhắn tin trao đổi với người chủ trì.
– Công cụ quản lý phòng họp trực tuyến: tạo nhóm trao đổi, cho phép thành viên phát biểu, hoặc kích khỏi phòng họp..
#1. Bảo mật thông tin
Không ai muốn tài liệu nội bộ hay danh sách thông tin thành viên của doanh nghiệp bị rò rỉ ra ngoài, bởi vậy, vấn đề về bảo mật luôn được các doanh nghiệp đặt lên hàng đầu. Đây cũng chính là ưu điểm nổi trội của LotusLMS được hơn 2.099 doanh nghiệp tin tưởng sử dụng bởi:
- Bảo mật server: LotusLMS sử dụng server doanh nghiệp do doanh nghiệp quản lý, hoặc được server được chỉ định bởi khách hàng, do đó, khả năng bị rò rỉ tài khoản gần như bằng không.
- Cấp tài khoản 1 chiều: Danh sách tài khoản người dùng được quản lý bởi quản trị viên có quyền cao nhất. Các thành viên không được tự đăng ký tạo mới tài khoản mà phải thông qua sự phê duyệt của quản trị viên.
- Không tự do tham gia phòng họp trực tuyến: Nếu không thuộc danh sách tài khoản hệ thống quản lý, không ai có thể tham gia vào phòng họp hoặc lớp học ảo. Tính năng chỉ một người dùng 1 tài khoản trong 1 thời điểm, hạn chế tình trạng 2 người cùng dùng chung 1 tài khoản.
Với các chức năng trên, LotusLMS hạn chế tối đa thông tin bị rò rỉ tràn lan trên mạng hay các phòng họp, lớp học bị xâm phạm bất hợp pháp bởi tính bảo mật gần như tuyệt đối 100%.
#2. Công cụ họp, học bài
LotusLMS cung cấp đầy đủ các công cụ phục vụ việc họp cũng như đào tạo nội bộ trực tuyến của mọi doanh nghiệp. Trong đó có các chức năng nổi bật như:
- Tương tác trực tuyến: Đây là chức năng được sử dụng để truyền tải hình ảnh và âm thanh hai chiều giữa các địa điểm cách xa nhau. LotusLMS ứng dụng công nghệ tương tác trực tuyến đỉnh cao, có thể kết nối hàng trăm điểm cầu cùng một lúc mà không ảnh hưởng tới chất lượng truyền phát.
- Bảng trắng kỹ thuật số: Đây là tính năng mô phỏng bảng trắng thực tế, cho phép, cả người chủ trì và người tham gia có thể viết, vẽ, ghi chú thích như trên bảng thực. Công cụ này được nhận xét giúp tăng tính tương tác trong cuộc họp, quá trình đào tạo, có thể làm nổi bật các nội dung người truyển tải muốn nhấn mạnh.
- Chia sẻ tài liệu: Tính năng này của LotusLMS cho phép người chủ trì hoặc giảng viên có thể chia sẻ các file bài tập, tài liệu với thành viên, và ngược lại, thành viên có thể gửi file tài liệu cho chủ tọa.
#3. Công cụ trao đổi
Nhắn tin: Trong quá trình tham gia phòng họp trực tuyến, LotusLMS hỗ trợ giao tiếp bằng công cụ tin nhắn. Thành viên có thể nhắn tin trực tiếp cho người chủ trì cuộc họp hoặc nhắn tin trao đổi thông tin với những thành viên khác.
#4. Công cụ quản lý phòng họp trực tuyến
Với LotusLMS, người chủ trì cuộc họp có khá nhiều chức năng quyền lực để quản lý phòng họp, kể cả là việc giữ trật tự giữa các thành viên.
- Tạo nhóm trao đổi: Đây được coi là tính năng không phần mềm họp trực tuyến nào có ở Việt Nam. Với tính năng này, người chủ trì hoặc người đào tạo có thể chia thành viên vào các nhóm trao đổi, kiểm soát được thời gian, nội dung trao đổi của các nhóm. thành viên được chia vào các nhóm, có thể cùng lúc thảo luận và trao đổi về vấn đề, giúp cuộc họp diễn ra hiệu quả hơn.
- Quản lý phát biểu: Tính năng này cho phép chủ tọa có thể kiểm soát được việc cho thành viên nào đưa ra ý kiến và trả lời câu hỏi trong giờ học. Hạn chế việc trả lời đồng thời, không kiểm soát được trật tự lớp học.
- Quản lý mức độ tham gia tích cực của thành viên: Đôi khi, tham gia phòng họp ảo, bạn không biết liệu thành viên có thực sự hợp tác theo dõi toàn bộ buổi họp hay không. Đây là lí do vì sao, chức năng kiểm tra thông tin, kiến thức ngẫu nhiên của LotusLMS ra đời, giúp bạn kiểm soát được thành viên có đang chú tâm vào buổi họp hay không.
Có thể nói, LotusLMS là công cụ hoàn hảo để thay thế tổ chức phòng họp ảo, lớp đào tạo nội bộ truyền thống. Với các tính năng như VietED đã phân tích, LotusLMS xứng đáng trở thành sự lựa chọn hàng đầu của các doanh nghiệp đa ngành nghề. Khách hàng hiện đang sử dụng LotusLMS như Tập đoàn Điện lực EVN, Tổng công ty Bảo hiểm Bảo Việt, Tập đoàn GGG,…
Bên cạnh chất lượng phần mềm, LotusLMS có các gói dịch vụ hợp lý, phù hợp với nhiều quy mô doanh nghiệp và lĩnh vực hoạt động. Phần mềm được xây dựng hoàn toàn bởi đội ngũ chuyên gia người Việt mang đến trải nghiệm tốt nhất cho doanh nghiệp Việt.
Đăng ký nhận tư vấn và demo sản phẩm miễn phí ngay tại đây.
5 bước đơn giản để xây dựng chương trình đào tạo OJT cho doanh nghiệp
Lên kế hoạch xây dựng một chương trình đào tạo OJT không khó, miễn là bạn có phương pháp hợp lý. Trong bài viết này, VietED sẽ giới thiệu tới bạn mô hình ADDIE giúp bạn dễ dàng xây dựng chương trình đào tạo OJT từ những bước đầu tiên.
Nhưng nếu bạn vẫn chưa hiểu rõ về OJT – On the Job Training, xem ngay bài viết này
Mô hình ADDIE khá linh hoạt. Về cơ bản, mô hình này yêu cầu nhà quản lý cân nhắc trước những gì doanh nghiệp muốn và cần, từ đó thiết kế chương trình và có hệ thống đo lường tương ứng:
– Phân tích (Analyze): Phân tích nhân viên của bạn cần các kiến thức, kỹ năng như thế nào để phục vụ công việc?
– Thiết kế (Design): Định hình kế hoạch OJT của bạn sẽ bắt đầu như thế nào.
– Phát triển (Develop): Thiết lập các phương pháp, tài nguyên, tài liệu bạn sẽ sử dụng cho chương trình đào tạo này.
– Triển khai (Implement): Quyết định ai, khi nào và cách bạn sẽ triển khai chương trình đào tạo của mình.
– Đánh giá (Evaluate): Sau khi triển khai đào tạo, bạn có thể tổng kết, đánh giá lại chương trình đào tạo để từ đó đưa ra các kết luận chương trình đã hiệu quả chưa và cần khắc phục những điểm nào.
Nội dung cụ thể các bước được diễn giải như sau.
Bước 1: Phân tích nhân viên của bạn cần các kiến thức, kỹ năng như thế nào để phục vụ công việc?
– Xác định mục tiêu dài hạn mà bạn muốn chương trình OJT này đạt được.
Ở nội dung này, bạn cần trả lời các câu hỏi như:
+ Mục tiêu và chiến lược của bạn là gì?
+ Mục đích triển khai chương trình đào tạo OJT là gì? Tăng năng suất, tăng lợi nhuận hay giữ chân người tài?
Viết ra những mục tiêu trong tương lai mà bạn muốn hướng đến, để rồi khi đánh giá hiệu quả chương trình đào tạo OJT, bạn có thể biết được chương trình có hiệu quả không, có đạt được những điều mà bạn mong đợi không.
– Liệt kê những yêu cầu cụ thể ở các vị trí công việc của tổ chức.
+ Nhu cầu cụ thể của nhân viên là gì? Công việc của họ bắt buộc họ phải có những kiến thức và kỹ năng gì? >> Bạn có thể trả lời câu hỏi này bằng cách lập danh sách các bằng cấp, kỹ năng, kiến thức mà mỗi vị trí công việc yêu cầu.
+ Liệt kê những kỹ năng mà nhân viên của bạn đã có.
Thực hiện xong các nội dung này, bạn có thể thấy được khoảng cách giữa những kiến thức, kỹ năng nhân viên cần với những gì họ đã có. Từ đó, chương trình OJT sẽ được xây dựng để lấp đầy khoảng trống này.
– Cung cấp công cụ cần thiết để giúp nhân viên làm việc hiệu quả
Từ mục tiêu bạn kỳ vọng đến kết quả làm việc của nhân viên, bạn có thể xác định được nhân viên của bạn thực sự cần là kỹ năng, kiến thức hay công cụ để phục vụ công việc. Nếu công cụ làm việc chưa hiệu quả, bạn nên khắc phục vấn đề đó trước khi triển khai chương trình đào tạo OJT.
Bước 2: Thiết kế chương trình đào tạo OJT
Ở bước này, bạn phải quyết định được chương trình đào tạo của bạn sẽ có hình thức như thế nào để phù hợp với mục tiêu và mô hình doanh nghiệp: Đào tạo theo kiểu chỉ dẫn công việc, học nghề hay kèm cặp.
Đối với các nhà máy, cơ sở dạy nghề, thông thường, doanh nghiệp thường chọn hình thức đào tạo là chỉ dẫn công việc hoặc theo kiểu học nghề. Tức là người được đào tạo sẽ được học hỏi và làm thử tới khi thành thạo công việc.
Trong khi đó, các công việc bàn giấy thường sử dụng hình thức đào tạo theo kiểu kèm cặp. Tức là người hướng dẫn (lãnh đạo, trưởng nhóm, nhân viên có kinh nghiệm hơn,…) sẽ làm việc cùng nhân viên mới để đảm bảo họ hiểu và có thể hoàn thành các công việc phải làm. Một khi nhân viên mới đã có những kỹ năng cần thiết, họ được phép bắt đầu công việc.
Bước 3: Phát triển chương trình đào tạo
Khi đã xác định chương trình đào tạo sẽ có hình thức như thế nào, bạn cần lên nội dung sẽ dùng để đào tạo và tần suất đào tạo.
Với nội dung đào tạo, bạn có thể tham khảo từ nội quy công ty; kinh nghiệm, kiến thức của nhân viên hiện tại; các tài liệu lao động khác,…
Bên cạnh đó, bạn cần xác định tần suất tổ chức đào tạo. Tuỳ vào nội dung đào tạo, bạn có thể lên lịch đào tạo thường xuyên hay chỉ 1 năm 1 lần. Tuy nhiên, có một nội dung đào tạo cần thực hiện định kỳ và liên tục như:
– Chính sách công ty
– Cách làm việc của nhà máy
– Cách trả lời khách hàng
– Cách sử dụng hệ thống mới
– Cách điền báo cáo tài chính
– Cập nhật các thay đổi phần mềm hệ thống
– Luật lao động
…
Bước 4: Triển khai chương trình đào tạo OJT
Triển khai đào tạo là bước không dễ dàng. Nhưng hãy chắc chắn rằng, bạn có những người giỏi nhất để trở thành người đào tạo. Đó có thể những người giỏi nhất trong doanh nghiệp như quản lý, trưởng nhóm, đồng nghiệp hay điều phối viên. Tất cả đều hợp lý bởi có đến 80% doanh nghiệp thành công trong việc chỉ định 1 người nhân viên kèm 1 thực tập sinh hay nhân viên có kinh nghiệm hơn phụ trách đào tạo những nhân viên mới ở cùng vị trí.
Bước 5: Đánh giá hiệu quả chương trình đào tạo OJT
Có một cách rất đơn giản để bạn đo đếm được hiệu quả của chương trình đào tạo, chính là: HỎI và QUAN SÁT.
– Sử dụng khảo sát: Sau chương trình đào tạo, bạn có thể thực hiện một cuộc khảo sát với những nhân viên đã tham gia đào tạo. Bạn có thể đặt câu hỏi họ thấy như thế nào, chương trình OJT có hiệu quả không, có phù hợp với nhu cầu không và họ có góp ý gì với chương trình không.
– Quan sát sự cải thiện trong hiệu suất làm việc: Bạn cũng có thể đánh giá hiệu quả của chương trình đào tạo OJT bằng cách theo dõi hiệu suất làm việc của nhân viên như lương của họ có tăng không, phần trăm hoa hồng họ được hưởng có tăng không, thời gian hoàn thành công việc có rút ngắn không,…
Tóm lại, mục đích của việc triển khai chương trình đào tạo OJT là để nâng cao năng lực nhân viên nhưng sau cùng cũng là để phát triển doanh nghiệp. Bởi chính nhân viên của bạn mới là người trực tiếp làm nên sản phẩm, trực tiếp trò chuyện với khách hàng,… tạo ra lợi nhuận cho tổ chức. Để đảm bảo hiệu quả triển khai đào tạo OJT, bên cạnh việc xác định hình thức đào tạo và xây dựng nội dung bài bản, sử dụng một phần mềm quản lý sẽ giúp doanh nghiệp triển khai đào tạo có hệ thống, dễ dàng đo lường chất lượng.
LotusLMS – phần mềm quản lý đào tạo nhân sự trực tuyến của VietED được nhiều doanh nghiệp Việt tin tưởng sử dụng có thể kể đến như: Tập đoàn Điện lực EVN, Tổng công ty Bảo hiểm Bảo Việt, Tập đoàn GGG,… vì tính năng đa dạng, phục vụ tối ưu cho hình thức đào tạo OJT.
Bên cạnh chất lượng phần mềm, LotusLMS có các gói dịch vụ hợp lý phù hợp với nhiều quy mô và lĩnh vực hoạt động khác nhau. Phần mềm được xây dựng hoàn toàn bởi đội ngũ chuyên gia người Việt, tự tin mang đến trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng doanh nghiệp Việt.
Đăng ký nhận tư vấn và trải nghiệm LotusLMS miễn phí ngay tại đây.
3 hình thức đào tạo trực tuyến phổ biến trong doanh nghiệp
Ai cũng biết đào tạo trực tuyến là việc học trên máy tính, nhưng áp dụng khi nào với hình thức nào chắc hẳn vẫn là dấu hỏi lớn với nhiều cá nhân, tổ chức. Trong bài viết này, xin mời Quý doanh nghiệp cùng VietED tìm hiểu về 3 hình thức đào tạo trực tuyến phổ biến nhất hiện nay.
Đào tạo trực tuyến là hoạt động dạy học thông qua phần mềm ứng dụng trên môi trường internet, đảm bảo người dạy và người học tương tác đồng thời hoặc không đồng thời trong quá trình dạy học.
Hiện nay, các doanh nghiệp đang triển khai chủ yếu 3 hình thức đào tạo trực tuyến sau:
- Hỗ trợ đào tạo trực tiếp: Người dạy cung cấp tài liệu, học liệu, giao nhiệm vụ, giám sát, hướng dẫn người học tự học.
- Thay thế một phần quá trình đào tạo trực tiếp: Người dạy giao cho người học một số nội dung tự học ở nhà, giảng dạy các nội dung khác khi học ở phòng học riêng.
- Thay thế hoàn toàn quá trình đào tạo trực tiếp: các hoạt động dạy học được thực hiện hoàn toàn trên môi trường Internet.
Trong quá trình đào tạo trực tuyến, người dạy và người học phải đảm bảo 4 tiêu chí:
- Đảm bảo chất lượng, nội dung phù hợp với cả người dạy và người học.
- Đánh giá chính xác kết quả dạy và học trực tuyến.
- Đảm bảo điều kiện tối thiểu về cơ sở vật chất, hạ tầng công nghệ cho người dạy và người học.
- Tuân thủ các quy định của pháp luật.
LotusLMS là phần mềm quản lý đào tạo nhân sự trực tuyến phù hợp với cả ba hình thức đào tạo từ việc hỗ trợ đến thay thế hoàn toàn hoạt động đào tạo trực tiếp. Bên cạnh các tính năng phục vụ đào tạo, LotusLMS còn có hệ thống báo cáo tuỳ chỉnh tuyệt vời giúp doanh nghiệp dễ dàng đo lường được hiệu quả đào tạo trực tuyến.
Đăng ký nhân tư vấn và trải nghiệm phần mềm LotusLMS MIỄN PHÍ ngay tại đây.
7 bước xây dựng khung năng lực hiệu quả cho mọi quy mô doanh nghiệp
Ở bất cứ doanh nghiệp nào, việc đưa ra một khung năng lực hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp tuyển đúng người, đúng việc, phát huy hết sức mạnh tiềm năng của nhân sự. Nhưng thực tế có đến 87% doanh nghiệp Việt không hề có khung năng lực hoặc mới chỉ nghe nói đến nhưng chưa có tài liệu quy hoạch cụ thể.
Vì vậy, trong bài viết này, VietED sẽ giúp các doanh nghiệp, tổ chức tìm hiểu rõ hơn về khung năng lực và 7 bước xây dựng khung năng lực doanh nghiệp nào cũng có thể dễ dàng làm được.
1. Năng lực là gì?
Khái niệm về Khung năng lực bắt nguồn từ định nghĩa của từ “năng lực” (Competency). Theo Cục quản lý nhân sự Hoa Kỳ, năng lực của nhân viên được đánh giá dựa trên các chỉ số về kiến thức, thái độ, kỹ năng và các phẩm chất cần thiết để hoàn thành công việc. Cụ thể như sau:
– Kiến thức (Knowledge): được đào tạo trong trường lớp, tự nghiên cứu hoặc tích lũy từ thực tế.
– Kỹ năng (Skill): Khả năng xử lý công việc thực tế thông qua các kỹ năng đã được rèn luyện và thực hiện nhiều lần.
– Thái độ (Attitude): Cách nhìn nhận/ tư duy về công viêc, nhiệm vụ, đồng nghiệp và cộng đồng.
2. Khung năng lực là gì?
Từ định nghĩa về năng lực, khung năng lực được hiểu là nội dung được phát triển bởi bộ phận Nhân sự nhằm đưa ra các yêu cầu về kỹ năng, kiến thức và hành vi cụ thể để một nhân viên có thể thực hiện và hoàn thành công việc của họ.
Trong một cuộc khảo sát của Hiệp hội quản lý Nguồn nhân lực (SHRM), có đến 93% giám đốc điều hành khẳng định rằng, khung năng lực quyết định lớn đến thành công của tổ chức. Xây dựng khung đánh giá năng lực bài bản mang lại nhiều lợi ích tích cực như:
- Tối ưu hiệu suất làm việc của lực lượng lao động phù hợp với mục tiêu và chiến lược phát triển của doanh nghiệp.
- Doanh nghiệp có thể xác định chính xác hơn nhu cầu học tập và đào tạo trong dài hạn.
- Doanh nghiệp xây dựng được một hệ thống đo lường nhất quán và công bằng để đánh giá hiệu suất của tất cả nhân viên.
- Phòng nhân sự có thể hiểu về tất cả các nhiệm vụ và kỹ năng cần có của đội ngũ nhân viên.
- Hiểu về khung năng lực, bản thân mỗi nhân viên có thể nắm được rõ họ cần sở hữu kỹ năng, thái độ, kiến thức như thế nào để phù hợp với vai trò, vị trí của họ
3. Kết cấu của khung năng lực
Không có một danh sách năng lực tiêu chuẩn nào cho các vị trí công việc trong doanh nghiệp. Các loại năng lực đưa vào khung năng lực phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể của công việc tại tổ chức trong thời điểm nhất định. Thông thường, khung đánh giá năng lực dựa trên 3 nhóm năng lực chính:
– Nhóm năng lực cốt lõi: gồm các kỹ năng cơ bản mà tổ chức yêu cầu đối với tất cả nhân viên. Ở mỗi doanh nghiệp lại có một nhóm năng lực cốt lõi riêng, vì nhóm này phụ thuộc vào các giá trị, triết lý và mục tiêu của mỗi tổ chức. Ví như, với một công ty chuyên về chuyển phát bưu kiện, năng lực cốt lõi sẽ là hậu cần. Chi tiết hơn vào công việc của nhân viên, năng lực cốt lõi cần có ở một nhân viên giao hàng là giao đúng hạn cho khách hàng.
– Nhóm năng lực chức năng/chuyên môn: gồm các kỹ năng và hành vi theo công việc cụ thể của từng cá nhân. Ví như, với nhân viên phục vụ nhà hàng, năng lực chuyên môn có thể là khả năng xử lý khiếu nại của khách hàng, nhưng với kế toán, năng lực chuyên môn lại là khả năng phân tích một loại dữ liệu tài chính của doanh nghiệp.
– Năng lực lãnh đạo/quản lý: năng lực lãnh đạo thường được sử dụng cho các vai trò liên quan đến giám sát, quản lý. Tùy theo tính chất phức tạp, mức độ và phạm vi quản lý mà mỗi chức danh có những yêu cầu về tiêu chuẩn năng lực quản lý khác nhau.
4. Ứng dụng của khung năng lực
Khung đánh giá năng lực được sử dụng cho nhiều hoạt động quản trị nhân sự khác nhau, có thể kể đến ba hoạt động chính như sau:
– Tuyển dụng nhân sự: Các khung đánh giá năng lực thường được sử dụng làm tiêu chuẩn để tuyển dụng. Khung năng lực càng rõ ràng, tổ chức càng có cơ hội tốt để tìm kiếm ứng viên phù hợp.
– Quản lý và phát triển nguồn nhân lực: Khi có khung năng lực rõ ràng, doanh nghiệp có thể kết nối chức năng của từng công việc với mục tiêu phát triển của tổ chức, cũng như đảm bảo được năng lực của nhân viên sẽ được phát huy tối đa. Từ đó, doanh nghiệp sẽ biết cần phải làm gì tiếp theo để nâng cao khả năng của đội ngũ nhân sự.
– Đánh giá hiệu suất làm việc: Dựa trên khung năng lực, nhà quản lý có thể đánh giá được hiệu quả làm việc của nhân viên, từ đó, doanh nghiệp sẽ có những chính sách tốt hơn để phát triển nhân sự nếu hiệu suất làm việc tốt.
5. 7 bước xây dựng khung năng lực hiệu quả phù hợp với mọi quy mô doanh nghiệp
Bước 1: Xác định khung năng lực nào phù hợp với doanh nghiệp
Doanh nghiệp cần phải trả lời được câu hỏi “Xây dựng khung năng lực để làm gì?” Để tuyển dụng nhân sự, đào tạo nội bộ hay để đánh giá nhân sự? Với các mục đích khác, doanh nghiệp sẽ có những tiêu chuẩn đánh giá khác nhau. Việc nghiên cứu các năng lực cần thiết cho một vị trí cần một khoảng thời gian để có thể lên được các thông tin một cách chính xác nhất.
Bước 2: Chuẩn hoá thông tin năng lực đã có
Phát triển khung năng lực đòi hỏi nhiều thông tin chính xác hơn là những nội dung mơ hồ với những gạch đầu dòng “có thể, có khả năng,…”
Ở bước này, doanh nghiệp cần sắp xếp lại nội dung năng lực trước đây vào các vai trò, vị trí phù hợp với nhu cầu hiện tại. Sau đó, nghiên cứu và viết ra các thông tin càng chi tiết càng tốt.
Bước 3: Phỏng vấn cấp quản lý và giám đốc có liên quan
Với một năng lực nhất định, doanh nghiệp có thể tổ chức một buổi họp, phỏng vấn các bên liên quan để đưa ra câu trả lời về các năng lực cần có của một vị trí, công việc trong tổ chức. Trong đó, giám đốc điều hành có thể cung cấp năng lực cốt lõi mà nhân viên nào cũng cần phải có. Các nhà quản lý, những nhân viên có hiệu suất làm việc tốt có thể đưa ra được những kỹ năng và hành vi cần thiết để thành công như hiện tại.
Bước 4: Thiết lập các năng lực cốt lõi
Các năng lực cốt lõi bao gồm các hành vi và kỹ năng cơ bản mà tổ chức yêu cầu. Doanh nghiệp có thể xây dựng năng lực cốt lõi dựa trên những nội dung nghiên cứu hay những buổi phỏng vấn với giám đốc điều hành và các bên có liên quan của tổ chức.
Bước 5. Thiết lập năng lực chuyên môn
Năng lực chuyên môn phản ánh kỹ năng và hành vi của một người nhân viên. Thông thường những thông tin này có thể lấy được từ quản lý phòng ban cùng những người làm việc xuất sắc nhất, từ đó nghiên cứu, phát triển rộng ra thành năng lực chuyên môn mà vị trí công việc đó cần có.
Bước 6: Thiết lập năng lực lãnh đạo
Các năng lực lãnh đạo, quản lý cần tập trung vào các kỹ năng chuyên biệt chỉ có ở doanh nghiệp. Những nội dung này có thể được xác định bởi cấp điều hành và quản lý cấp cao của tổ chức.
Bước 7: Hoàn thiện khung đánh giá năng lực
Để hoàn thiện danh sách năng lực, doanh nghiệp cần các buổi họp để đưa ra được khung năng lực phù hợp nhất với tổ chức. Tránh việc đưa ra tiêu chuẩn đánh giá quá xa vời, cản trở việc tìm kiếm ứng viên tiềm năng hoặc gây phản cảm khó chịu với các nhân sự đang làm việc. Hoặc, khung năng lực quá mơ hồ, không cụ thể, cũng khó có thể giúp nhân viên đạt được các mục tiêu đề ra của tổ chức.
Bước 8: Triển khai – Cải tiến
Sau khi xây dựng, doanh nghiệp có thể sử dụng khung năng lực cho nhiều mục tiêu khác nhau như tuyển dụng nhân sự hoặc đánh giá nhân sự. Ngoài ra, trong quá trình triển khai, doanh nghiệp có thể cải tiến, thay đổi các tiêu chuẩn đánh giá để phù hợp hơn với mục tiêu và yêu cầu của tổ chức.
Có thể thấy, với một khung đánh giá năng lực chi tiết, doanh nghiệp có thể dễ dàng tìm được ứng viên tiềm năng, phù hợp với tổ chức; nhà quản lý có thể xác định được khoảng cách năng lực hiện tại với mục tiêu yêu cầu. Từ đó, tổ chức xây dựng các khoá đào tạo chuyên môn để nhân sự có thể đạt được các năng lực đề ra. Và để việc đào tạo theo các quy chuẩn đánh giá năng lực diễn ra được thông suốt, rõ ràng, việc sử dụng thêm một phần mềm quản lý đào tạo trực tuyến là điều doanh nghiệp nào cũng nên có.
LotusLMS là phần mềm quản lý đào tạo nội bộ trực tuyến, được 2.099 doanh nghiệp tin dùng bởi các tính năng đào tạo toàn diện cũng như triển khai đồng bộ với khung năng lực của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể chia nội dung học theo phòng ban, chức vụ và tổ chức đánh giá theo hệ thống quy chuẩn cực dễ dàng.
Đăng ký nhận tư vấn và trải nghiệm phần mềm miễn phí ngay tại đây.
Tham khảo các phương pháp để đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên dễ dàng hơn
Các định dạng tài liệu E-learning phổ biến
E-learning từ lâu đã không còn quá xa lạ với các doanh nghiệp, những tính năng tuyệt vời của các hệ thống hỗ trợ E-learning giúp doanh nghiệp tối ưu hoá thời gian và chi phí cho đào tạo nhân sự.
Một trong những tính năng tuyệt vời nhất của E-learning là số hoá nội dung đào tạo của doanh nghiệp. Nhưng liệu doanh nghiệp của bạn đã nắm được toàn bộ những định dạng E-learning phổ biến chưa? Hãy cùng VietED tìm hiểu nhé!
1- Định dạng Video: MP4, AVI, FLV, WMV, MOV,…
2- Định dạng Audio: MP3, WMA, WAV, FLAC, AAC,..
3- Định dạng Bài viết: Text, hình ảnh, video
4- Định dạng E-learning: SCORM – Đóng gói toàn bộ các định dạng trên vào 1 file chuyên nghiệp
LotusLMS hiện nay là giải pháp toàn diện nhất, hỗ trợ hầu hết các định dạng E-learning phổ biến trên thế giới. Chỉ cần sử dụng 1 giải pháp, doanh nghiệp có thể hoàn toàn yên tâm mảng đào tạo của công ty sẽ được hỗ trợ tối ưu.
[…]
Hiểu tường tận từ A đến Z về Onboarding trong doanh nghiệp
Onboarding là quá trình định hướng, đào tạo giúp nhân viên mới làm quen và thích nghi với công việc và văn hóa của công ty. Đến 80% doanh nghiệp được khảo sát đều cho rằng onboarding là cần thiết và quan trọng với một nhân viên mới khi bắt đầu công việc.
Vì sao onboarding lại được các doanh nghiệp coi trọng đến như vậy? Xin mời bạn cùng VietED tìm hiểu chi tiết về onboarding và quy trình onboarding hiệu quả.
1. Onboarding là gì?
Onboarding được hiểu là quá trình những người mới làm quen với văn hoá doanh nghiệp, công việc và vị trí mới. Nó cũng liên quan tới việc tạo ra môi trường làm việc để nhân viên mới có thể tiếp xúc, làm quen với các đồng nghiệp tại nơi làm mới. Quá trình onboarding càng thành công, nhân viên mới càng nhanh chóng hoà nhịp, thuần thục với vị trí và công việc tại công ty.
Giúp nhân viên mới làm quen với văn hoá doanh nghiệp, công việc và vị trí mới chính là một phần của onboarding.
Quá trình này không chỉ là việc giữa phòng Nhân sự với người mới đến làm mà còn là trách nhiệm của những người quản lý trực tiếp, những nhân viên cùng chung đội, nhóm – mong muốn họ sẽ trở thành mảnh ghép không thể thiếu với tổ chức trong tương lai.
2. Tầm quan trọng của Onboarding
Để một nhân viên mới tự mò mẫm công việc trong ngày đầu tiên đến làm chắc chắn không phải là cách hiệu quả để khuyến khích tinh thần làm việc của họ. Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng họ cảm thấy có giá trị, hiểu được vai trò và những đóng góp của họ với công ty. Một quy trình onboarding hiệu quả sẽ giúp nhân viên mới cảm giác họ là một phần của tổ chức, hiểu được tầm quan trọng của họ và họ sẽ đóng góp những gì vào sự thành công của doanh nghiệp trong tương lai. Ngoài ra, onboarding còn mang lại nhiều lợi ích khác, có thể kể đến như:
- Giảm thiểu luân chuyển công việc của nhân viên
Có một thống kê rằng, để tìm một nhân sự ở vị trí quản lý có thể tiêu tốn trung bình từ 6-9 tháng lương cùng vị trí ấy. Cục thống kê lao động Mỹ báo cáo một người bình thường có thể chuyển đến 12 công việc từ18-50 tuổi. Họ thường chuyển việc khi họ không hài lòng với công việc của họ. Chính vì thế, doanh nghiệp cần làm tất cả những gì có thể để giữ chân nhân viên đặc biệt những người có chuyên môn, tay nghề tốt. Một quy trình onboarding hiệu quả sẽ giúp nhân viên hiểu rõ được văn hoá doanh nghiệp, hiểu được những đóng góp của họ sẽ ảnh hưởng đến sự thành bại của doanh nghiệp, từ đó, thay vì muốn chuyển việc, họ sẽ muốn đóng góp nhiều hơn cho tổ chức.
- Tăng năng suất làm việc
Quy trình onboarding hiệu quả giúp tăng năng suất làm việc của nhân viên mới
Các doanh nghiệp ở Mỹ và Anh tiêu tốn 37 tỉ đô la mỗi năm vào những nhân viên làm việc không hiệu quả chỉ vì họ không hiểu mình phải làm gì. Trong khi đó, nhân viên mới có thể làm việc năng suất cao hơn 54% khi hiểu được vai trò, công việc của mình và được học hỏi từ những đồng nghiệp hiện tại. Độ dài của quá trình onboarding có thể xác định được năng suất làm việc của một nhân viên. Thông thường, các doanh nghiệp dành khoảng 2 tháng cho quá trình onboarding một nhân viên mới. Tuy nhiên, các chuyên gia nhân sự khuyến khích quá trình onboarding nên kéo dài ít nhất một năm để tránh việc nhân viên mới thay đổi tư tưởng hay cảm thấy chán nản trong năm làm việc đầu tiên.
- Tạo tâm lý thoải mái cho nhân viên mới
Đến một nơi làm việc mới, tham gia vào vai trò, vị trí mới có thể là yếu tố gây căng thẳng cho bất cứ ai trong ngày đầu tiên đến làm việc. Nhưng, những người quản lý và đồng nghiệp xung quanh có thể giúp nhân viên mới giảm bớt lo lắng bằng cách đón tiếp nhiệt tình cũng như cung cấp tất cả các công cụ, thông tin cần thiết cho họ để bắt đầu công việc.
3. Thời gian lý tưởng của quy trình onboarding
Có thể có sự khác nhau giữa các doanh nghiệp, tuy nhiên, onboarding nên được chia thành các giai đoạn với các nội dung như sau:
Thời gian lý tưởng để triển khai onboarding
Giai đoạn 1. 1 ngày đến 1 tuần: Đảm bảo nhân viên mới chấp nhận kỷ luật của công ty, làm quen với công việc, vị trí của họ.
Giai đoạn 2. 1 tuần đến 3 tháng
- Hướng dẫn nhân viên thực hiện công việc
- Giúp nhân viên làm quen với đồng nghiệp hiện tại và thích ứng với văn hoá doanh nghiệp
Giai đoạn 3. 3 tháng đến 6 tháng
- Đánh giá hiệu suất làm việc và đảm bảo rằng nhân viên mới có mọi thứ cần thiết để thực hiện công việc một cách tối ưu nhất.
- Lấy phản hồi của nhân viên để đánh giá mức độ hài lòng của họ về công việc hiện tại.
Giai đoạn 4. 6 tháng đến 1 năm: Nhân viên phải có kiến thức đầy đủ về vai trò của họ với doanh nghiệp, xác định được vị thế của công ty, ngành hàng và thị trường.
4. Xây dựng quy trình onboarding hiệu quả
a. Trước khi đến nhân viên mới đến công ty
Khoảng thời gian trước khi nhân viên mới tới, bạn nên chuẩn bị “hậu cần” thật sẵn sàng:
- Chuẩn bị không gian làm việc: Bạn đã có văn phòng, hoặc bàn làm việc trống? Chúng có trong trạng thái tốt không?
- Chuẩn bị các trang thiết bị phục vụ công việc: Máy tính này có sẵn sàng để sử dụng và phù hợp với nhân viên sắp đến không? Đã được kết nối internet hay chưa?
Việc chuẩn bị này tưởng như nhỏ nhặt nhưng lại vô cùng cần thiết. Không có ấn tượng đầu tiên nào tệ hơn là việc đến một văn phòng chưa được set up và cảm thấy mình không hề được chào đón ở đây.
b. Khi nhân viên mới bắt đầu làm việc
Mục tiêu trong ngày làm việc đầu của nhân viên mới là giúp họ xác định được tầm nhìn trước mắt và giới thiệu để họ hiểu rõ về mục tiêu công việc, trách nhiệm và nghĩa vụ của họ ở doanh nghiệp. Ngoài ra, việc tương tác với đồng nghiệp mới cũng vô cùng quan trọng.
- Cung cấp thông tin về các chính sách và phúc lợi của công ty
Trong buổi đầu tiên nhân viên đến làm việc, bạn nên cung cấp toàn bộ thông tin về chính sách và chế độ phúc lợi của doanh nghiệp. Tại bước này, hãy đảm bảo rằng, nhân viên mới nắm được đủ các tài liệu và giấy tờ cần thiết:
- Nhận thông tin cá nhân và ký kết các thủ tục giấy tờ cần thiết: hợp đồng thử việc, cam kết bảo mật thông tin, phiếu đăng ký làm vé xe,…
- Soạn thảo sẵn và cung cấp các tài liệu nội bộ: mẫu quyết định tuyển dụng, quy chế lương thưởng, quy tắc làm việc, sơ đồ cấu trúc doanh nghiệp, quy trình làm việc và hệ thống quản lý phòng ban, hướng dẫn sử dụng các phần mềm chung,…
- Tạo lập và bổ sung tài khoản của họ vào các kênh truyền thông như email, group chat,…
- Cung cấp thông tin về công việc, vai trò của nhân viên mới
Trong 30 ngày làm việc đầu tiên, hãy cho nhân viên mới hiểu được công việc của họ tại công ty là gì, họ phải bắt đầu từ đâu và họ phải làm việc với những đồng nghiệp, phòng ban nào liên quan. Người đảm nhận việc này nên là những người quản lý trực tiếp của nhân sự mới. Bởi chỉ người quản lý trực tiếp mới có thể nắm được rõ họ sẽ phải làm gì và cộng tác với ai để có thể hoàn thành được công việc của mình.
- Làm quen với văn hoá doanh nghiệp
Làm quen với văn hoá doanh nghiệp là phần không thể thiếu của onboarding
Hoà hợp với văn hoá tổ chức là một quá trình thường xuyên và liên tục. Nhưng với nhân sự mới đến, phòng nhân sự và người quản lý nên cung cấp cho nhân viên cái nhìn tổng thể về văn hoá trước khi họ thực sự gia nhập công ty. Bạn có thể giúp người mới đến quen dần với văn hoá doanh nghiệp bằng cách:
- Hiểu được tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi, định hướng ngắn hạn và dài hạn của công ty.
- Nhân viên mới có thể dễ dàng đến gặp quản lý và thảo luận tại nơi làm việc như thế nào.
- Hoạt động mà công ty thường tổ chức ra sao.
- Kết nối với các đồng nghiệp
Dù đây không phải trách nhiệm của phòng Nhân sự hay nhà quản lý, nhưng nhiệm vụ của họ là tạo điều kiện để nhân viên mới có thể làm quen, giao lưu cởi mở hơn với những đồng nghiệp đang làm hiện tại. Một cuộc khảo sát của Hibob cho thấy 49% nhân viên được khảo sát muốn kết bạn với những người đang làm thay vì hạn chế hay không cho phép tiếp xúc.
c. Sau khi nhân viên đã vào làm việc
- Khuyến khích tham gia đào tạo
Đào tạo là một phần không thể thiếu trong quá trình làm việc và thăng tiến lâu dài. Ngay cả nhân viên lâu năm, có nhiều kinh nghiệm cũng cần được đào tạo về các kiến thức chuyên sâu hoặc các kỹ năng mở rộng khác.
75% nhân viên cho rằng việc đào tạo trong tuần đầu tiên làm việc là vô cùng quan trọng. Họ muốn hiểu rõ hơn về vị trí này, về các công cụ và kỹ năng mà họ sẽ được học để xử lý công việc. Trong trường hợp muốn đẩy nhanh tiến độ và hiệu quả làm việc, các doanh nghiệp thường áp dụng hình thức đào tạo OJT hay còn gọi là đào tạo trong quá trình làm việc. Nhân viên mới được đào tạo bởi chính quản lý hoặc đồng nghiệp có kinh nghiệm hơn, vừa học, vừa làm; nâng cao hiệu quả onboarding.
Sau một tháng kể từ ngày nhận nhân viên mới, phòng Nhân sự nên liên lạc để chắc chắn rằng họ thực sự thấy hài lòng và muốn gắn bó với công việc. Việc xem xét và gửi cho nhân viên mới đánh giá về hiệu quả làm việc của họ trong thời gian đầu sẽ được họ rất trân trọng.
Một năm thường là thời điểm tuyệt vời để xem xét liệu một nhân sự có đủ khả năng để tiếp tục gắn bó với công ty. Nếu nhân viên ở lại, hãy tiếp tục “onboard” họ lên các vị trí mới bằng việc thảo luận về lộ trình phát triển tiếp theo. Nếu họ rời đi, cũng đừng ngại ngần trao đổi thêm với họ về lý do. Câu trả lời của họ lúc này cũng có thể cho bạn biết thêm nhiều nguyên nhân khiến họ cảm thấy không phù hợp với công ty, cũng có thể do một bước nào đó trong quá trình onboarding chưa thực sự hiệu quả. Lúc này, hãy cẩn thận xem lại, rút kinh nghiệm và tối ưu hoá quá trình onboarding.
Có thể thấy, thu hút và giữ chân nhân tài chưa bao giờ là một câu chuyện dễ dàng đối với các doanh nghiệp. Onboarding tuy chỉ là quy trình giúp người mới làm quen, hoà nhập với công ty nhưng cũng cần được đầu tư và triển khai thực sự bài bản nếu không muốn nhân viên của bạn thôi việc ngay trong tuần đầu tiên. Tại VietED, chúng tôi cung cấp giải pháp quản lý đào tạo nhân sự trực tuyến giúp quá trình Onboarding trở nên nhẹ nhàng hơn bao giờ hết. Nhân sự mới có thể dễ dàng truy cập các nội dung đào tạo, hiểu về văn hoá doanh nghiệp chỉ sau ít giờ học. Mọi hoạt động đào tạo của doanh nghiệp được lượng hoá thành báo cáo chi tiết, giúp nhà quản lý dễ dàng đo lường, kiểm soát chất lượng nhân sự.
Đăng ký nhận tư vấn và trải nghiệm phần mềm miễn phí ngay tại đây.