Hệ thống LMS là một phần quan trọng của quá trình đào tạo trực tuyến, được coi như xương sống trên cơ thể, quản lý và điều phối các bài giảng e-learning đến đúng người dạy, người học. LMS đã và đang trở thành khái niệm không còn quá xa lạ với các doanh nghiệp, đặc biệt các doanh nghiệp lớn, có nhu cầu đào tạo đội ngũ nhân sự về kỹ thuật, kỹ năng, các kiến thức chuyên môn.
1. LMS là gì?
LMS là chữ viết tắt của Learing Management System, dịch ra tiếng Việt có nghĩa là Hệ thống quản lý học trực tuyến. Về bản chất đây là một phần mềm ứng dụng cho phép việc quản lý, vận hành hệ thống các tài liệu, hướng dẫn, theo dõi, báo cáo và cung cấp các công nghệ giáo dục điện tử (hay còn gọi là giáo dục trực tuyến E-Learning) cho các khóa học hay chương trình đào tạo.
Theo Wikipedia, LMS có thể được định nghĩa là một tập hợp các công cụ phần mềm vi tính được thiết kế chuyên biệt để quản lý quá trình giảng dạy và học tập. Hệ thống này có thể cho phép tổ chức, quản lý, theo dõi, phân công nội dung – hoạt động giảng dạy – học tập, lượng giá, báo cáo tổng kết… hướng đến quản lý tổng thể các hoạt động của một chương trình đào tạo. Giá trị của hệ thống LMS chính là ở khả năng tạo một môi trường đào tạo trực tuyến, vận dụng các ứng dụng – công cụ trực tuyến đa dạng – phong phú để phục vụ vào mục đích giảng dạy và học tập của một tổ chức (bao gồm trường học, công ty).
Trên thế giới hiện tại có rất nhiều hệ thống LMS đến từ nhiều nhà cung cấp, nhưng cốt lõi, các hệ thống LMS này đều nhằm mục đích giải quyết các nhu cầu tương tác của các chủ thể chính trong hệ thống học trực tuyến, đó là người cung cấp nội dung học trực tuyến, người sử dụng nội dung học trực tuyến và người điều hành, quản lý tương tác học trực tuyến.
2. LMS có ưu điểm gì so với quản lý đào tạo truyền thống?
Một hệ thống LMS tốt không chỉ giúp bạn phân phối được bài học đến người học mà còn giúp bạn kiểm soát được hiệu quả của chiến lược đào tạo mà bạn xây dựng, giúp bạn giữ chân nhân tài và tăng trưởng doanh thu. Để tạo ra được những điều này, LMS thực sự đã làm những gì?
#1. Tối ưu hóa nguồn lực
Thay bằng việc tổ chức một khóa đào tạo với các nhân sự tham gia vận hành, thuê phòng ốc, tài liệu giảng dạy…, phụ cấp cho người dạy và người tham gia đào tạo, việc của bạn chỉ cần thiết kế lộ trình đào tạo trên LMS và xây dựng các bài giảng. Nhân viên của bạn có thể học bất cứ lúc nào hoặc học theo thời hạn nhất định mà phòng L&D muốn, những chi phí để vận hành một buổi đào tạo truyền thống trong trường hợp này gần như bằng 0.
Thay vào việc tổ chức các buổi đào tạo mới, liên tục, hàng quý, hàng năm, việc sử dụng một thống LMS, với kho bài giảng lưu trữ không giới hạn về bộ nhớ và thời gian, bạn hoàn toàn có thể tăng tốc độ đào tạo bằng cách tái sử dụng lại nội dung bài giảng cho những đợt đào tạo tiếp theo. Chỉ cần 1 cú click chuột, lớp học của bạn đã được tạo, chỉ cần thêm người học là xong.
#2. Năng suất lao động tăng
Tham gia đào tạo nội bộ giúp nhân viên có thể lấp những lỗ hổng kiến thức, chuyên môn; nâng cao trình độ, kỹ năng, nghiệp vụ từ đó nâng cao năng suất lao động. Việc đào tạo cũng không ảnh hưởng đến thời gian làm việc vì được sắp xếp phù hợp với nhu cầu học của từng cá nhân, nhân viên của bạn có thể chủ động tạo ra lịch học riêng mà không cần bó buộc vào thời gian nhất định.
#3. Dễ dàng đo lường hiệu quả
Sau mỗi quá trình đào tạo, chắc hẳn bạn luôn đau đầu về việc đong đếm hiệu quả đào tạo làm tiền đề xây dựng và phát triển chương trình đào tạo trong tương lai. Những bài khảo sát chất lượng đến nhân viên của bạn cũng đã quá quen thuộc? Đây là lúc để LMS ra tay. Chỉ cần click chuột và chọn trường nội dung bạn muốn, bạn sẽ có ngay một bản báo cáo đào tạo đầy đủ giúp bạn theo dõi tình hình học, năng lực của người học hàng tuần, hàng tháng để điều chỉnh lộ trình đào tạo phù hợp.
#4. Chủ động quản lý toàn bộ quá trình đào tạo
LMS cho phép người quản lý dễ dàng:
- Quản lý người học: quản lý thông tin người học, quản lý học phần của người học, quản lý tiến trình học của người học.
- Quản lý người đào tạo: quản lý thông tin giảng viên, kế hoạch giảng dạy.
- Quản lý chương trình, kế hoạch đào tạo: lập kế hoạch đào tạo, theo dõi kế hoạch đào tạo, xem báo cáo kết quả quá trình đào tạo.
- Quản lý tài nguyên học tập: tạo, cập nhật, sửa đổi nội dung học; lưu trữ tài liệu học.
- Giúp kiểm tra, đánh giá năng lực của người học, năng lực của các phòng ban 1 cách khách quan, từ đó có thể đưa ra các giải pháp hỗ trợ kịp thời để nâng cao chất lượng, hiệu quả.
Có thể tổ chức, kiểm soát lớp học tương tự lớp học truyền thống mà không cần tổ chức tại địa điểm học thực tế hay nhân sự giám sát, vẫn đảm bảo quy trình dạy-học của người đào tạo và người học diễn ra thông suốt.
3. Đầu tư vào hệ thống LMS, giúp doanh nghiệp giữ chân nhân tài, x2 doanh thu
Đào tạo là điều không thể thiếu ở các doanh nghiệp. Một doanh nghiệp có chiến lược đào tạo bài bản và hiệu quả sẽ tạo nên những tác động tích cực tới các nhân viên, đội ngũ lao động. Nghiên cứu của Zendesk cho thấy hơn 50% người tiêu dùng không mua sản phẩm của một thương hiệu vì dịch vụ chăm sóc khách hàng quá tồi, không thể cạnh tranh với các doanh nghiệp khác. Nhưng nếu đầu tư vào một hệ thống LMS, với những tiêu chuẩn đào tạo cao, bạn sẽ không phải tốn thêm bất kỳ chi phí gì cho bộ phận chăm sóc khách hàng chuyên giải quyết những khiếu nại của họ.
#1. Dịch vụ tốt hơn, bạn có nhiều khách hàng hơn
Theo một cuộc khảo sát, hơn 80% người tiêu dùng quan tâm đến cách họ được đối xử nhiều như cách họ mua hàng của doanh nghiệp đó. Và có tới 45% khách hàng mua sản phẩm chất lượng kém hơn của bên khác, chỉ vì lòng trung thành của họ với thương hiệu của bạn.
Điều này có nghĩa, bạn nên ưu tiên trải nghiệm về các đại lý mà bạn đang cung cấp. Một hệ thống LMS sẽ giúp các đại lý của bạn được đào tạo ở bất cứ đâu, ở bất cứ thời gian nào theo một lộ trình bài bản.
Bạn hoàn toàn có thể kiểm soát được họ đã và đang học gì, chất lượng tiếp nhận đào tạo của họ đến đâu.
#2. Đào tạo theo mục tiêu giúp bạn có thể tối ưu chi phí và thời gian
Không chỉ riêng doanh nghiệp của bạn là đơn vị duy nhất chịu chi vào quá trình đào tạo. Năm 2012, thống kê chỉ ra rằng có hơn 162 tỷ đô la đã được chi cho lĩnh vực đào tạo trong doanh nghiệp – đây được coi là con số khá lớn vào thời điểm đó, các chuyên gia cho rằng, phần lớn khoản chi này đã bị lãng phí do quản lý không hiệu quả.
Đưa tất cả nhân viên vào phòng hop và buộc họ phải tham gia đào tạo hàng giờ đồng hồ mà không chắc khoá đào tạo của bạn có thực sự hay ho và truyền cảm hứng? Bạn có nghĩ nhân viên của bạn sẽ cảm thấy chán nản, ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc?
Trong trường hợp này, sử dụng hệ thống LMS dường như sẽ hiệu quả hơn rất nhiều so với việc đào tạo truyền thống. Đầu tư vào LMS cũng là cách, bạn trao quyền cho team L&D, các tổ đào tạo xây dựng các khoá đào tạo phù hợp với từng nhân viên. Các bài giảng được thiết kế trực quan, sinh động thay vì việc giảng viên thao thao bất tuyệt, người học chủ động lên lịch học của mình. Từ đó, nhân viên của bạn có thể dễ dàng truy cập mọi khoá học khi họ có thời gian, lấp những lỗ hổng kiến thức, chuyên môn trong quá trình làm việc. Chuyên môn được nâng cao, hiệu suất làm việc cũng tốt hơn đáng kể.
#3. Đội ngũ nhân viên chuyên môn + Trải nghiệm khách hàng tốt = Hiệu ứng tích cực cho doanh nghiệp
Hiện nay, khách hàng của bạn không chỉ đánh giá sản phẩm, doanh nghiệp qua hình thức truyền miệng thông thường, họ còn có thể đánh giá trên mạng xã hội, các trang web đánh giá trên internet. Và những đánh giá này có tác động lớn hơn bạn có thể tưởng tượng rất nhiều. Các khảo sát cho thấy có đến 91% người tiêu dùng thỉnh thoảng hoặc thường xuyên xem các thông tin đánh giá về sản phẩm, doanh nghiệp. Trong đó, 84% thực sự tin tưởng vào các đánh giá này.
Nghiên cứu bổ sung cũng cho thấy rằng, một đánh giá kém có thể ảnh hưởng đến danh tiếng của doanh nghiệp, và một số đánh giá có thể làm doanh nghiệp vĩnh viễn mất đi một lượng khách hàng mới, kể cả khi họ chưa từng sử dụng sản phẩm, dịch vụ của bạn.
Nhưng sử dụng hệ thống LMS sẽ giúp bạn tạo ra các nội dung đào tạo chất lượng. Cùng một lúc có thể đào tạo một hệ thống hàng nghìn đại lý ở nhiều nơi, tăng kiến thức chuyên môn, tăng giá trị đào tạo. Từ đó, trải nghiệm khách hàng khi tiếp xúc với đội ngũ đại lý cũng trở nên tốt hơn. Và, khi khách hàng của bạn tăng, doanh thu, ROI của bạn tăng là điều không thể phủ nhận.
#4. Tạo ra quá trình học tập liên tục cho nhân viên, tăng tỉ lệ giữ chân nhân tài
Đào tạo tại nơi làm việc là một quá trình liên tục và kéo dài. Ngoài việc xây dựng chương trình đào tạo phù hợp với đội ngũ nhân viên, bạn phải triển khai và phải theo dõi được kết quả của quá trình đào tạo, tiến độ học tập của nhân viên và đưa ra các giải pháp tiếp theo dựa trên kết quả học tập của họ.
Nếu làm đúng theo quy trình này, thông thường bạn sẽ mất ít nhất 1 đến 2 năm để có thể xây dựng chương trình đúng chuẩn tiếp theo. Nhưng thời gian này sẽ rút ngắn hơn rất nhiều nếu doanh nghiệp của bạn sử dụng một hệ thống LMS, bạn chỉ cần xây dựng chương trình đào tạo, các bước còn lại, LMS của bạn sẽ làm từ A đến Z. Quá trình học tập liên tục cùng trải nghiệm học tập đỉnh cao, nhân viên của bạn không chỉ được học, mà còn cảm giác được quan tâm tới sự phát triển, được đào tạo để thăng tiến trong doanh nghiệp.
4. Kết luận
Đội ngũ nhân sự của bạn là những người ở tuyến đầu, đại diện cho doanh nghiệp của bạn trong quá trình vận hành, phát triển sản phẩm, gặp gỡ khách hàng. Nếu họ thiếu kiến thức về chuyên môn, sản phẩm hay kỹ năng mềm cũng đều ít hay nhiều ảnh hưởng đến hiệu suất công việc, khách hàng của bạn.
Trong khi đó, đầu tư vào LMS là giải pháp hiệu quả gián tiếp tác động tích cực đến doanh thu và ROI của doanh nghiệp của bạn. Đội ngũ nhân viên của bạn sẽ luôn được đào tạo, trang bị kiến thức đầy đủ, sản phẩm của bạn sẽ tốt hơn, trải nghiệm tích cực hơn, khách hàng từ đó cũng nhiều hơn. Vậy bạn đã sẵn sàng trải nghiệm một hệ thống LMS chưa?
Để tìm hiểu thêm về hệ thống và tham gia trải nghiệm miễn phí trong 30 ngày, mời bạn đăng ký tại đây. Theo dõi fanpage của VietED để cập nhật thêm thật nhiều tin tức về chuyển đổi số trong doanh nghiệp.
