Nhân viên là xương sống của doanh nghiệp. Nhưng để thực hiện theo những yêu cầu bạn đặt ra, trước tiên, họ phải nắm vững những kiến thức liên quan tới công việc. Hay nói cách khác, họ cần được đào tạo.
Nói không ngoa, để đào tạo nhân viên, doanh nghiệp sẽ phải trả một cái giá khá đắt ban đầu. Nhưng đó lại là điều cần thiết để bạn có thể phát triển đội ngũ, giữ chân nhân tài và cạnh tranh với doanh nghiệp khác.
1. Vậy đào tạo một nhân viên mới, doanh nghiệp thường tiêu tốn bao nhiêu tiền?
Theo báo cáo Đào tạo năm 2017, các doanh nghiệp tại Mỹ đã chi trung bình $1,075/nhân viên. Đây có vẻ là một con số khá nhỏ. Nhưng thực tế, nó đã tăng $200 so với năm trước. Điều này nghĩa là, so với năm 2016, tổng chi phí đào tạo này đã tăng 33% tương đương với 91 tỉ đô la vào năm 2017.
Tuy nhiên, bên cạnh tiền bạc, thời gian cũng là thứ bạn sẽ phải đánh đổi trong quá trình đào tạo. Theo báo cáo của Hiệp hội Đào tạo và phát triển Mỹ, các nhà tuyển dụng trung bình dành 33,5 giờ đào tạo/ nhân viên.
2. Các chi phí tiềm ẩn khi đào tạo nhân viên mới
Chi phí tiềm ẩn thường ít khi được tính vào ngân sách đào tạo. Đôi khi, các khoản này được tính là chi phí kinh doanh hoặc không được nhắc đến:
– Thời gian làm thủ tục hành chính: Một nhân viên mới vào công ty cũng đồng nghĩa với việc, cả bộ phận nhân sự và nhân viên mới đó sẽ mất một khoảng thời gian nhất định để thực hiện xong các thủ tục giấy tờ cần thiết bao gồm các biểu mẫu, văn bản về phúc lợi, thuế và bảo hiểm,…
– Chuyển việc sớm: Điều này xảy ra khi một nhân viên được đào tạo nhưng họ lại nghỉ việc ngay sau 6 tháng hoặc thậm chí nhanh hơn thế.
– Năng suất thấp trong quá trình đào tạo: Đây chính là lí do vì sao bạn cần phải đào tạo để họ có thể làm việc tốt hơn ở vị trí của mình.
– Trang thiết bị văn phòng dành cho nhân viên mới: Đây có thể là một khoản chi phí để nhân viên mới có thể bắt tay vào làm việc: máy in, máy tính xách tay, sổ, bút cùng những vật dụng cơ bản khác.
– Thời gian của người quản lý: Nhân viên mới thường được quản lý quan tâm, động viên nhiều hơn. Điều này phần nào ảnh hưởng đến công việc của người quản lý vì họ sẽ phải dành thời gian với nhân viên mới.
3. Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí đào tạo nhân viên mới
Tuy ở phần 1, chúng ta đã có một con số trung bình cho việc đào tạo nhân viên mới. Nhưng con số này thường không giống nhau ở các doanh nghiệp cụ thể vì còn phụ thuộc nhiều yếu tố khác, có thể kể đến như:
– Quy mô công ty
– Kỹ năng của nhân viên
– Loại hình đào tạo
– Năng suất lao động bị mất đi
…
Các yếu tố này được giải thích cụ thể như sau:
a. Quy mô công ty
Một yếu tố ảnh hưởng đến chi phí đào tạo đó chính là quy mô của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có quy mô càng lớn, chi phí đào tạo trên mỗi nhân viên càng thấp. Doanh nghiệp càng nhỏ, chi phí càng cao. Bởi khi có ít người hơn, việc đào tạo sẽ gây gián đoạn nhiều hoạt động hơn. Chính vì vậy, đa số doanh nghiệp nhỏ sẽ ít chú trọng vào việc đào tạo, không chỉ riêng Việt Nam, đây còn là xu hướng khá rõ trên thế giới.
Tại châu Âu, các công ty ít hơn 20 thành viên chỉ dành 1,5% chi phí lao động cho việc đào tạo, trong khi mức trung bình là 2,3%. Chỉ 1/3 các công ty nhỏ ở Australia đào tạo nhân sự bài bản, trong khi đó tỉ lệ ở doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn lần lượt là 70% và 98%.
Ở Bắc Mỹ, tình hình cũng không khá hơn. Doanh nghiệp lớn từ 500 nhân sự trở lên có tỷ lệ được đào tạo cao gấp 2 lần so với các doanh nghiệp có ít hơn 20 thành viên.
b. Bộ kỹ năng của nhân viên
Một cách dễ hiểu, mỗi nhân viên sẽ có những kỹ năng khác nhau. Kể cả khi cả hai nhân viên có cùng một trình độ kiến thức và một bộ kỹ năng tương tự, nhưng sẽ có người học nhanh hơn người còn lại. Do đó, chi phí nâng cao kỹ năng của hai người để lên cùng 1 trình độ giống nhau cũng sẽ khác nhau.
Những người tiếp thu kém hơn hoặc có khoảng cách kỹ năng lớn hơn sẽ cần đầu tư nhiều thời gian hơn để đạt được yêu cầu, dẫn đến chi phí cũng lớn hơn.
c. Loại hình đào tạo
Doanh nghiệp sử dụng các loại hình đào tạo khác nhau cũng sẽ có mức chi trả khác nhau.
Doanh nghiệp thiên về đào tạo theo hình thức truyền thống, mời chuyên gia từ các tổ chức bên ngoài. Khi đó, ngân sách lớn nhất của bạn sẽ là khoản phải thuê chuyên gia.
Nếu doanh nghiệp thường áp dụng hình thức đào tạo tại chỗ. Chi phí mà doanh nghiệp phải trả là khoảng thời gian để người mới ngồi học việc cũng như thời gian và công việc của người hướng dẫn bị ảnh hưởng vì phải kèm cặp người mới.
Nếu bạn chọn đào tạo nhân viên theo hình thức trực tuyến. Chi phí doanh nghiệp phải trả là khoản đầu tư cho các dịch vụ và công nghệ mới phục vụ cho việc đào tạo trực tuyến bao gồm các nền tảng đào tạo trực tuyến, các công cụ đào tạo từ xa và hệ thống quản lý đào tạo như LotusLMS.
d. Năng suất lao động bị mất đi
Khi bạn đào tạo nhân viên mới hoặc có một bộ phận nhân viên tham gia đào tạo, năng suất tương ứng bị sụt giảm. Bởi thay vì dành thời gian phát triển công ty, bạn lại đang đi đào tạo cho nhân viên mới. Phần năng suất bị mất đi được tính là thời gian dành cho việc đào tạo và số lượng người tham gia vào các buổi đào tạo ấy.
Điều này được giải thích đơn giản hơn như sau:
Bạn mới tuyển 2 nhân viên kinh doanh mới. Bạn yêu cầu trưởng phòng kinh doanh đào tạo 2 người này trong 1 tuần. Thông thường, nếu tập trung làm việc, trưởng phòng kinh doanh sẽ mang lại 100.000.000 mỗi tuần. Vì vậy, doanh nghiệp của bạn có thể mất 100.000.000 đó bởi thời gian của họ đang được sử dụng để đào tạo nhân viên mới.
4. Làm thế nào để tính được chi phí đào tạo trên mỗi nhân viên?
Để xác định chi phí đào tạo trên một nhân viên, bạn cần liệt kê được các khoản phí như:
– Tài liệu và thiết bị đào tạo
– Mất năng suất (Lương được trả trong quá trình đào tạo)
– Thanh toán cho các khoản đào tạo từ bên ngoài (chuyên gia thuê ngoài)
Khi đó công thức là:
Chi phí đào tạo trên mỗi nhân viên = Tổng chi phí đào tạo/Số lượng nhân viên mới
Lưu ý: Công thức này mặc định công ty chỉ đào tạo nhân viên mới, chưa tính đến đào tạo chuyển cấp, định kỳ.
Ví dụ:
Trong quý 1 vừa qua, doanh nghiệp tuyển dụng 5 nhân viên mới. Bên cạnh đó, doanh nghiệp có chi trả các khoản sau: 10.000.000 cho tài liệu đào tạo, 20.000.000 cho máy tính xách tay mới và 50.000.000 cho năng suất bị mất.
Khi đó, chi phí đào tạo trên 1 nhân viên = (10.000.000+50.000.000+20.000.000)/5 = 30.000.000
Doanh nghiệp chi trung bình 30.000.000/nhân viên.
5. Vậy doanh nghiệp có nên đầu tư ngân sách để đào tạo nhân sự không?
Sau khi nhẩm được chi phí đào tạo, không ít doanh nghiệp sẽ khá choáng váng vì ngân sách đào tạo khá lớn. Nhưng đào tạo nên được coi là một khoản đầu tư hơn là chi phí. Bởi những nhân viên được đào tạo chuyên môn cao sẽ càng có giá trị hơn theo thời gian. Đó là lí do vì sao đầu tư nâng cao kỹ năng cho nhân viên hiện tại sẽ thông mình hơn là việc tìm kiếm tài năng mới.
Đọc thêm về: Đào tạo nhân sự để giảm chi phí tuyển dụng nhân sự mới
Chỉ cần một sự cải thiện nhỏ trong kiến thức và kỹ năng của nhân viên cũng sẽ giúp doanh nghiệp của bạn gia tăng giá trị và thúc đẩy lợi nhuận hơn rất nhiều. Điều này có thể thấy qua số liệu tại báo cáo Đào tạo Mỹ 2020, các công ty cung cấp chương trình đào tạo toàn diện có thu nhập trên mỗi nhân viên cao hơn 218% và tỷ suất lợi nhuận cao hơn 24%.
Vì vậy, thay vì xem đào tạo như một chi phí bạn phải bỏ ra, hãy coi đây là một khoản đầu tư có ích cho doanh nghiệp. Những người hưởng lợi trước mắt của việc đào tạo là nhân viên, nhưng về lâu dài, đó là khoản đầu tư sinh lời cho công ty của bạn. Bạn chỉ có thể mong nhận được lợi nhuận nếu bạn đầu tư. Và khi nói đến đào tạo, những gì bạn đầu tư sẽ nảy nở gấp mười lần.
Vậy bạn đã sẵn sàng đầu tư vào tương lai của doanh nghiệp mình hay chưa?
