Ở bất cứ doanh nghiệp nào, việc đưa ra một khung năng lực hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp tuyển đúng người, đúng việc, phát huy hết sức mạnh tiềm năng của nhân sự. Nhưng thực tế có đến 87% doanh nghiệp Việt không hề có khung năng lực hoặc mới chỉ nghe nói đến nhưng chưa có tài liệu quy hoạch cụ thể.
Vì vậy, trong bài viết này, VietED sẽ giúp các doanh nghiệp, tổ chức tìm hiểu rõ hơn về khung năng lực và 7 bước xây dựng khung năng lực doanh nghiệp nào cũng có thể dễ dàng làm được.
1. Năng lực là gì?
Khái niệm về Khung năng lực bắt nguồn từ định nghĩa của từ “năng lực” (Competency). Theo Cục quản lý nhân sự Hoa Kỳ, năng lực của nhân viên được đánh giá dựa trên các chỉ số về kiến thức, thái độ, kỹ năng và các phẩm chất cần thiết để hoàn thành công việc. Cụ thể như sau:
– Kiến thức (Knowledge): được đào tạo trong trường lớp, tự nghiên cứu hoặc tích lũy từ thực tế.
– Kỹ năng (Skill): Khả năng xử lý công việc thực tế thông qua các kỹ năng đã được rèn luyện và thực hiện nhiều lần.
– Thái độ (Attitude): Cách nhìn nhận/ tư duy về công viêc, nhiệm vụ, đồng nghiệp và cộng đồng.
2. Khung năng lực là gì?
Từ định nghĩa về năng lực, khung năng lực được hiểu là nội dung được phát triển bởi bộ phận Nhân sự nhằm đưa ra các yêu cầu về kỹ năng, kiến thức và hành vi cụ thể để một nhân viên có thể thực hiện và hoàn thành công việc của họ.
Trong một cuộc khảo sát của Hiệp hội quản lý Nguồn nhân lực (SHRM), có đến 93% giám đốc điều hành khẳng định rằng, khung năng lực quyết định lớn đến thành công của tổ chức. Xây dựng khung đánh giá năng lực bài bản mang lại nhiều lợi ích tích cực như:
- Tối ưu hiệu suất làm việc của lực lượng lao động phù hợp với mục tiêu và chiến lược phát triển của doanh nghiệp.
- Doanh nghiệp có thể xác định chính xác hơn nhu cầu học tập và đào tạo trong dài hạn.
- Doanh nghiệp xây dựng được một hệ thống đo lường nhất quán và công bằng để đánh giá hiệu suất của tất cả nhân viên.
- Phòng nhân sự có thể hiểu về tất cả các nhiệm vụ và kỹ năng cần có của đội ngũ nhân viên.
- Hiểu về khung năng lực, bản thân mỗi nhân viên có thể nắm được rõ họ cần sở hữu kỹ năng, thái độ, kiến thức như thế nào để phù hợp với vai trò, vị trí của họ
3. Kết cấu của khung năng lực
Không có một danh sách năng lực tiêu chuẩn nào cho các vị trí công việc trong doanh nghiệp. Các loại năng lực đưa vào khung năng lực phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể của công việc tại tổ chức trong thời điểm nhất định. Thông thường, khung đánh giá năng lực dựa trên 3 nhóm năng lực chính:
– Nhóm năng lực cốt lõi: gồm các kỹ năng cơ bản mà tổ chức yêu cầu đối với tất cả nhân viên. Ở mỗi doanh nghiệp lại có một nhóm năng lực cốt lõi riêng, vì nhóm này phụ thuộc vào các giá trị, triết lý và mục tiêu của mỗi tổ chức. Ví như, với một công ty chuyên về chuyển phát bưu kiện, năng lực cốt lõi sẽ là hậu cần. Chi tiết hơn vào công việc của nhân viên, năng lực cốt lõi cần có ở một nhân viên giao hàng là giao đúng hạn cho khách hàng.
– Nhóm năng lực chức năng/chuyên môn: gồm các kỹ năng và hành vi theo công việc cụ thể của từng cá nhân. Ví như, với nhân viên phục vụ nhà hàng, năng lực chuyên môn có thể là khả năng xử lý khiếu nại của khách hàng, nhưng với kế toán, năng lực chuyên môn lại là khả năng phân tích một loại dữ liệu tài chính của doanh nghiệp.
– Năng lực lãnh đạo/quản lý: năng lực lãnh đạo thường được sử dụng cho các vai trò liên quan đến giám sát, quản lý. Tùy theo tính chất phức tạp, mức độ và phạm vi quản lý mà mỗi chức danh có những yêu cầu về tiêu chuẩn năng lực quản lý khác nhau.
4. Ứng dụng của khung năng lực
Khung đánh giá năng lực được sử dụng cho nhiều hoạt động quản trị nhân sự khác nhau, có thể kể đến ba hoạt động chính như sau:
– Tuyển dụng nhân sự: Các khung đánh giá năng lực thường được sử dụng làm tiêu chuẩn để tuyển dụng. Khung năng lực càng rõ ràng, tổ chức càng có cơ hội tốt để tìm kiếm ứng viên phù hợp.
– Quản lý và phát triển nguồn nhân lực: Khi có khung năng lực rõ ràng, doanh nghiệp có thể kết nối chức năng của từng công việc với mục tiêu phát triển của tổ chức, cũng như đảm bảo được năng lực của nhân viên sẽ được phát huy tối đa. Từ đó, doanh nghiệp sẽ biết cần phải làm gì tiếp theo để nâng cao khả năng của đội ngũ nhân sự.
– Đánh giá hiệu suất làm việc: Dựa trên khung năng lực, nhà quản lý có thể đánh giá được hiệu quả làm việc của nhân viên, từ đó, doanh nghiệp sẽ có những chính sách tốt hơn để phát triển nhân sự nếu hiệu suất làm việc tốt.
5. 7 bước xây dựng khung năng lực hiệu quả phù hợp với mọi quy mô doanh nghiệp
Bước 1: Xác định khung năng lực nào phù hợp với doanh nghiệp
Doanh nghiệp cần phải trả lời được câu hỏi “Xây dựng khung năng lực để làm gì?” Để tuyển dụng nhân sự, đào tạo nội bộ hay để đánh giá nhân sự? Với các mục đích khác, doanh nghiệp sẽ có những tiêu chuẩn đánh giá khác nhau. Việc nghiên cứu các năng lực cần thiết cho một vị trí cần một khoảng thời gian để có thể lên được các thông tin một cách chính xác nhất.
Bước 2: Chuẩn hoá thông tin năng lực đã có
Phát triển khung năng lực đòi hỏi nhiều thông tin chính xác hơn là những nội dung mơ hồ với những gạch đầu dòng “có thể, có khả năng,…”
Ở bước này, doanh nghiệp cần sắp xếp lại nội dung năng lực trước đây vào các vai trò, vị trí phù hợp với nhu cầu hiện tại. Sau đó, nghiên cứu và viết ra các thông tin càng chi tiết càng tốt.
Bước 3: Phỏng vấn cấp quản lý và giám đốc có liên quan
Với một năng lực nhất định, doanh nghiệp có thể tổ chức một buổi họp, phỏng vấn các bên liên quan để đưa ra câu trả lời về các năng lực cần có của một vị trí, công việc trong tổ chức. Trong đó, giám đốc điều hành có thể cung cấp năng lực cốt lõi mà nhân viên nào cũng cần phải có. Các nhà quản lý, những nhân viên có hiệu suất làm việc tốt có thể đưa ra được những kỹ năng và hành vi cần thiết để thành công như hiện tại.
Bước 4: Thiết lập các năng lực cốt lõi
Các năng lực cốt lõi bao gồm các hành vi và kỹ năng cơ bản mà tổ chức yêu cầu. Doanh nghiệp có thể xây dựng năng lực cốt lõi dựa trên những nội dung nghiên cứu hay những buổi phỏng vấn với giám đốc điều hành và các bên có liên quan của tổ chức.
Bước 5. Thiết lập năng lực chuyên môn
Năng lực chuyên môn phản ánh kỹ năng và hành vi của một người nhân viên. Thông thường những thông tin này có thể lấy được từ quản lý phòng ban cùng những người làm việc xuất sắc nhất, từ đó nghiên cứu, phát triển rộng ra thành năng lực chuyên môn mà vị trí công việc đó cần có.
Bước 6: Thiết lập năng lực lãnh đạo
Các năng lực lãnh đạo, quản lý cần tập trung vào các kỹ năng chuyên biệt chỉ có ở doanh nghiệp. Những nội dung này có thể được xác định bởi cấp điều hành và quản lý cấp cao của tổ chức.
Bước 7: Hoàn thiện khung đánh giá năng lực
Để hoàn thiện danh sách năng lực, doanh nghiệp cần các buổi họp để đưa ra được khung năng lực phù hợp nhất với tổ chức. Tránh việc đưa ra tiêu chuẩn đánh giá quá xa vời, cản trở việc tìm kiếm ứng viên tiềm năng hoặc gây phản cảm khó chịu với các nhân sự đang làm việc. Hoặc, khung năng lực quá mơ hồ, không cụ thể, cũng khó có thể giúp nhân viên đạt được các mục tiêu đề ra của tổ chức.
Bước 8: Triển khai – Cải tiến
Sau khi xây dựng, doanh nghiệp có thể sử dụng khung năng lực cho nhiều mục tiêu khác nhau như tuyển dụng nhân sự hoặc đánh giá nhân sự. Ngoài ra, trong quá trình triển khai, doanh nghiệp có thể cải tiến, thay đổi các tiêu chuẩn đánh giá để phù hợp hơn với mục tiêu và yêu cầu của tổ chức.
Có thể thấy, với một khung đánh giá năng lực chi tiết, doanh nghiệp có thể dễ dàng tìm được ứng viên tiềm năng, phù hợp với tổ chức; nhà quản lý có thể xác định được khoảng cách năng lực hiện tại với mục tiêu yêu cầu. Từ đó, tổ chức xây dựng các khoá đào tạo chuyên môn để nhân sự có thể đạt được các năng lực đề ra. Và để việc đào tạo theo các quy chuẩn đánh giá năng lực diễn ra được thông suốt, rõ ràng, việc sử dụng thêm một phần mềm quản lý đào tạo trực tuyến là điều doanh nghiệp nào cũng nên có.
LotusLMS là phần mềm quản lý đào tạo nội bộ trực tuyến, được 2.099 doanh nghiệp tin dùng bởi các tính năng đào tạo toàn diện cũng như triển khai đồng bộ với khung năng lực của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể chia nội dung học theo phòng ban, chức vụ và tổ chức đánh giá theo hệ thống quy chuẩn cực dễ dàng.
Đăng ký nhận tư vấn và trải nghiệm phần mềm miễn phí ngay tại đây.
Tham khảo các phương pháp để đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên dễ dàng hơn
